Interview: digitale vaardigheden voor slimmer werken.

Anja Wassenaar schreef het boek: ‘Slimmer werken vanaf nu!’. Zij managede ondertussen haar café, haar co-ouderschap, coachingsklanten, evenementen en congressen. ‘Een brein kan niet Multi-tasken’, is haar stelling. Lees hier hoe je slimmer kunt werken door je fysiek af te sluiten, effectiever te mailen en effectief om te gaan met sociale media zoals Twitter en LinkedIn. Zodat je aandacht overhoudt voor zaken die ertoe doen.

Lifehacking: slimmer werken
Anja Wassenaar was al vroeg betrokken bij de oprichting van www.lifehacking.nl. Een site met allemaal ICT-tools die ‘slimmer werken’ mogelijk maakt. Anja: “Het is niet omdat ik zo technisch was, maar ik had technische mensen om mij heen die mij hierin meenamen.” Haar boodschap: “filter je informatie, want daar gaat het om. In de digitale wereld zijn deze vaardigheid nodig, maar veel mensen hebben dit nooit geleerd! Ook veel personen en bedrijven zien nog niet hoeveel tijd ze kunnen winnen met ‘slimmer werken.’. Zoals, bijvoorbeeld, het gebruik van sneltoetsen bij e-mail afhandeling. Dit en meer komt aan de orde tijdens workshops die zij, samen met anderen, geeft.

Kiezen voor ongestoord werken
Ze besloot het boek ‘slimmer werken vanaf nu’ te schrijven. Een weerslag van praktische tips die zij zichzelf eigen heeft gemaakt om tot slimmer werken te komen. Om het boek te kunnen schrijven, moest ze allereerst haar eigen stelling in praktijk brengen: durf keuzes te maken in je leven. En besteed aandacht aan de dingen waar je enthousiast van wordt. Alhoewel ze eigenaar is van een café; heeft ze drie jaar geleden de werkuren aan de bar uitbesteed. Zo creëerde ze meer ruimte voor nieuwe activiteiten: www.lifehacking.nl, de lifehacking academy, het thema ‘slimmer werken’ en Stand-Up inspiration congressen. Het laatste jaar moesten de Stand-Up inspiration congressen op een lager pitje. Dit vanwege haar nieuwe boek: ‘sneller werken’. Dankzij al deze keuzes kon zij het boek met succes schrijven.

Jezelf fysiek afsluiten
Als het gaat om je brein kun je alleen ‘switch-tasken’. Dit betekent dat je al afgeleid raakt als iemand bijvoorbeeld langs je bureau loopt. Wil je echt werk verzetten, zonder je dan af. Hang een bord op de deur, zet je telefoon uit en werk echt ongestoord. Hetzelfde geldt voor berichten van je pc, geluidjes bij nieuwe berichten of pop-ups die je verleiden naar een ander scherm te gaan. Zet ze uit! Informatie filteren is één, impulsen vermijden is een goede tweede. En als iemand je dan aanspreekt, stop dan met werken en switch echt naar die ander. Dit is écht effectiever dan ‘zogenaamd’ doorgaan met je werk.

Effectief mailen
Veel mensen verliezen zichzelf in hun mails. Helemaal niet nodig, vindt Anja. De meeste mensen hoeven maar drie keer per dag in de Inbox te kijken. Bij de start van je dag, na de lunch en net voor je vertrek om de laatste reacties te geven. Effectief is: eerst je mails verwerken, dan pas inhoudelijk afhandelen. Zet jezelf eerst in de ‘beslismodus’. Ga alle mails af en stel jezelf steeds deze vragen:

• Deleten?
• Archiveren?
• Nu doen? (< 1 minuut?)
• Delegeren?
• Naar ‘Actiemap’?
• Naar ‘Wacht op map’?

Mails eerst sorteren
Alleen mailtjes die minder dan één minuut kosten om te antwoorden, kun je meteen doen. Maar het is lastig als je dan verzeild raakt in de inhoud ervan. Je doel moet zijn om in ieder geval één keer per dag je Inbox ‘leeg’ te krijgen. Zodat je overzicht hebt over de mails die je nog te doen hebt. Die heb je dan naar je “acties” verplaatst en daar kan je dus verder mee. Als je op iemand moet wachten; sleep je naar de map “Wachten op”.

Anja’s lege inbox
Ik had vandaag 94 e-mails. In acht minuten heb ik alle mails gelezen, verplaatst of beantwoord. Zo’n 10 mails heb ik overgehouden waar nog wat mee moet. Ik plan in mijn hoofd welke acties daarvan ik wil doen. Op mijn laptop heb ik daarnaast nog een to-do lijst met acties die ik niet moet vergeten; inclusief een lijstje met spoedzaken. En wat op een lijst staat, hoeft niet in mijn hoofd te zitten. Zo heb ik ruimte om dingen te doen.

• Filter wat binnenkomt. Wat je niet binnenkrijgt, hoef je niet te verwerken. En alles wat binnenkomt, maar geen haast heeft, mag je Inbox passeren. Je kunt berichtregels instellen. Op www.lifehacking.nl staat het hoe van dit soort dingen uitgelegd.
• Enkele archiefmappen in je mailbox is oké, maar mails uit allerlei projecten bundelen, vindt Anja niet nodig; tegenwoordig werkt de zoekfunctie uitstekend en is archiveren dan overbodig.

Sociale media benutten
Anja: “Ik besteed misschien een kwartier per dag aan sociale media. Voor gebruik LinkedIn en Twitter. Waarbij Twitter voor mij belangrijker is dan LinkedIn.”

Twitter
“Twitter kost me misschien 15 minuten per dag. Ik maak er gebruik van om op de hoogte te zijn van wat vrienden doen. Ik wilde maar 25 mensen per dag volgen. Dit blijkt niet echt gelukt. Maar via het programma ‘Tweetdeck’ bleek ik mijn twitter berichten te kunnen indelen en filteren. Ik kijk erop wanneer het mij uitkomt, want social media is een optie, geen verplichting. Echte netwerkvragen stel ik tegenwoordig via Twitter; zelfs voor dingen die ik op Google zou kunnen uitzoeken. Ik hoor zo sneller terug hoe ik bijvoorbeeld een beamer kan aansluiten.”

LinkedIn
Anja: “Linkedin is vooral handig om mensen terug te vinden. Vanuit dat oogpunt is het zeker nodig je profiel zo compleet mogelijk in te vullen. Inclusief al je banen en gevolgde opleidingen. Zodat anderen op deze kenmerken met je linken. Met de linkedIn groepen doe ik niet zoveel. Twitter gebruik ik gewoon vaker om in contact te komen met mensen en relaties te verdiepen. En dat kan prima in 140 tekens.”

Gelijk krijgen via LinkedIn
“Mijn grootste succesverhaal van LinkedIn kwam voort uit het feit dat ik slecht geholpen was door drie medewerkers van een afdeling bij een bank. Ik wilde hun baas spreken, kreeg de naam, maar ze wilden me niet doorverbinden. Via Linked In kon ik hun baas te pakken krijgen. Het ging mij om het principe. Na acceptatie van mijn contactaanvraag, en een lange mail over de incidenten, ben ik uitgenodigd bij deze baas en heb ik hem alsnog gesproken. Het gesprek was prettig en zinvol. Ik moet, trouwens, eens horen hoe het hem nu vergaat!” zegt Anja terwijl ze de naam opschrijft in haar online ‘to do’-lijst.”

Over Anja Wassenaar
Anja Wassenaar is schrijfster van het boek “Slimmer werken vanaf Nu”. Daarnaast is zij verbonden aan www.lifehacking.nl en de Lifehacking Academy. http://www.lifehackingacademy.nl/ Verder spreekt zij voor groepen, traint en coacht ze, organiseert congressen en Stand-up Inspiration (www.standupinspiration.com) en runt ze café de Minnaar in Groningen.

Links:
www.lifehacking.nl
www.tweetdeck.com
www.linkedin.com
www.seats2meet.com